A parte mais importante do processo de tomada de decisão das empresas em investir ou não em um ativo é calcular o custo total de aquisição e qual o retorno que esse investimento trará para a empresa.
Saber calcular todos os custos aparentes e ocultos de um ativo pode impactar a empresa de forma positiva e é sobre esse assunto que falaremos no blog de hoje.
Se a sua empresa precisa entender mais sobre custos de aquisição e como aplicá-los na área de TI, leia esse artigo até o final.
O QUE É TCO?
A sigla TCO significa Total Cost of Ownership, ou custo total de propriedade e é utilizado para calcular o custo de um produto ou serviço de tecnologia durante toda a vida útil, passando inclusive por processos de depreciação e eventuais manutenções.
Sua importância é clara: fazendo o cálculo do custo através do TCO, a empresa se prepara para todos os cenários e consegue visualizar se determinada compra de ativo ou serviço trará o retorno (ROI) desejado ao longo de seu uso.
O QUE É O CÁLCULO TCO?
Como já dissemos, o TCO é o calculo que tem como objetivo determinar qual o custo total que a empresa terá ao adquirir um novo produto ou serviço enquanto durar sua vida útil.
Mas como fazer este cálculo da forma correta?
O custo deve ser medido levando em conta uma vida útil de cerca de 5 a 6 anos em média, porém tenha em mente que esse valor pode variar a depender do tipo de investimento e necessidade da compra do ativo.
Você já deve ter percebido que esse valor vai muito além do custo inicial de compra, certo? Por isso, trouxemos um alista de alguns tópicos que devem ser considerados como gastos ocultos.
Vejamos:
- Equipamentos
- Manutenção preventiva
- Reparos não previstos
- Gastos com energia elétrica
- Custo com espaço físico
- Gastos com treinamento de pessoal
- Suporte e gestão
- Custos de assinatura e licença de aplicativos
- Infraestrutura de TI
- Segurança física
- entre outros
E O QUE É TCO EM TI, AFINAL?
O custo total de propriedade pode ser realizado também com os produtos e serviços de Tecnologia da Informação, como softwares, hardwares e outsourcing, por exemplo.
Porém, quando falamos em custos de TI, algumas diferenças aparecem em relação ao custo de propriedade comum.
São elas:
- a segurança dos dados
- a infraestrutura e seus custos de implementação
- o suporte necessário para a utilização dos ativos (treinamento e assistência remota)
- custos indiretos (perda de produtividade por lentidão e falhas, tempo de aprendizado, período de reparo sem uso da máquina)
- entre outros
COMO CALCULAR O CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE – TCO?
Para fazer o cálculo de forma correta, agrupamos três grandes grupos de aspectos que devem ser considerados:
- Custo de aquisição
- Custo de implementação
- Gastos gerais
1 – Custo de Aquisição
Esse é o custo inicial, e o que é geralmente considerado quando pensamentos na aquisição de um novo produto ou serviço. Nele estão inclusos o gasto com a compra, depreciação e obsolescência programada.
2 – Custo de Implementação
Aqui entram alguns dos custos ocultos: instalação, configuração e customização do ativo adquirido. Muito importante nesta etapa é calcular o tempo gasto para implementação da solução, assim como o tempo e gastos com treinamentos e o tempo para aprender a usar a nova ferramenta.
3 – Gastos Gerais
Os custos de manutenção para manter o sistema funcionando, eventuais reparos e o tempo gasto para realizar essas tarefas também precisa ser contabilizado.
Uma forma de diminuir os custos com aquisição, implementação e manutenção em um só serviço seria realizar o aluguel de impressoras e notebooks. Confira esse outro artigo no qual falamos um pouco mais sobre os benefícios do outsourcing de impressoras e notebooks.
PORQUE É IMPORTANTE REALIZAR O CÁLCULO DE TCO NA SUA EMPRESA.
Imagine se você pudesse prever, de antemão, qual investimento traria um retorno positivo e um negativo para a sua empresa?
Essa previsão é feita através do cálculo de TCO e leva em conta os aspectos de aquisição, implementação e reparos feitos com o produto ou serviço ao longo dos anos de vida útil, que podem variar de um para outro.
Esse cálculo permite que outros aspectos, que não são considerados normalmente, sejam incluídos na tomada de decisão, fazendo com que a escolha seja o mais assertiva possível.
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