Buscando ferramentas focadas no outsourcing de impressoras é possível reduzir gastos com a estrutura de impressão nas empresas.
Em meio a crises todas empresas buscam olhar para seus custos com maior cuidado e buscam reduzir tudo que for excesso, neste sentido os gastos com impressão impactam diretamente o resultado final. Otimizar o processo de impressão é um meio inteligente para reduzir esses gastos. Apresentamos quatro maneiras inteligentes de fazer isso:
1 – Cuidado com uso do papel
A despesa com papel geralmente é maior que o próprio custo por página impressa, muitas vezes isso não é levado em conta ao elaborar um projeto de Outsourcing de Impressão e no decorrer do tempo o custo acaba aumentando muito.
2 – Infraestrutura correta e adequada
Um custo elevado na maioria das empresas são várias impressoras por departamento, muitas vezes cada pessoa tem um equipamento em sua mesa. Neste cenário muitos equipamentos são de uso home office, inicialmente o custo parece baixo, parece gerar economia, porém no dia a dia prova-se o contrário, pois os suprimentos para este tipo de impressora têm durabilidade baixíssima, além das peças desgastarem mais rapidamente, desta forma o custo com grande estoque de suprimentos, a troca constante dos mesmos bem como frequentes paradas por quebra de peças acaba travando as operações e gerando uma despesa muito maior. Adequar o equipamento e a quantidade ao ambiente reduz muito os custos no médio e longo prazo, mesmo que um equipamento mais robusto seja caro a redução de custos, tempo, gerenciamento de peças e suprimentos acaba apresentando uma maior eficiência e um gasto menor.
3 – Gerencie as impressões feitas
Muitas empresas possuem a cultura de livre impressão, cada usuário imprime o que deseja, inclusive documentos pessoais, o que acaba elevando muito os custos. Trabalhar a conscientização dos usuários é algo muito positivo para estas situações, para empresas que desejam algo mais efetivo, utilizar uma ferramenta que gerencia as impressões por usuário ou departamento ajuda a manter os custos sob controle.
4 – Gestão de documentos
O fluxo de documentos é algo importante nas empresas, muitas delas não otimizam esse processo, deixando o mesmo caro e moroso. Na digitalização por exemplo muitas vezes nos deparamos com usuários que ainda vão até a máquina, posicionam o papel, voltam ao seu computador para dar o comando de digitalização e depois até a máquina retirar o documento. Isso pode ser eliminado com simples ajustes e otimizações no fluxo de trabalho, de forma prática, agrupando as digitalizações em pastas específicas, padronizando assim o serviço de digitalização.
DICA EXTRA:
Deixamos para o final um bônus, pois sabemos que implementar tudo isso não é possível do dia para noite e pode custar muito dinheiro as empresas, dinheiro que pode e deve ser investido na atividade fim, para alavancar ainda mais os negócios e resultados aos acionistas.
Partir para o serviço de Locação de Impressoras é uma forma de ter equipamentos atualizados e adequados a real necessidade da empresa, ainda mais pelo fato de não se preocupar com manutenção, compra de peças, toners, cilindros e demais suprimentos, isso sem contar a gestão de diversos fornecedores. Um ponto chave para o sucesso desta implantação está na análise do projeto como um todo, é necessário ir além do custo página oferecido pela Locadora, validando quais ferramentas serão utilizadas para otimizar o processo e reduzir efetivamente os custos no médio e longo prazo.
Para implantação deste sistema ser um sucesso é altamente recomendável ter o suporte de uma empresa especializada no serviço, que faça um estudo minucioso do cenário, trabalhando em sistema de consultoria, propondo as melhores soluções e apresentando cases reais onde o cliente teve uma experiência positiva no decorrer do processo.
Você gostaria de mudar seu cenário atual e reduzir seus custos? Estamos aqui prontos para te ouvir e bater um papo, vamos conversar?