A criação de um evento pode ser muito mais complexa do que parece. Diante disso, ter um planejamento detalhado é a única solução para que tudo saia dentro do esperado.
A seguir, você conhecerá 7 razões para elaborar um projeto do seu evento, e assim, estará pronto para lidar com qualquer adversidade ou imprevisto!
#1: Não sairá do orçamento
O dinheiro disponível sempre é uma preocupação quando se fala na organização de eventos.
Quando se tem um projeto elaborado, é possível:
Determinar o gasto máximo;
Distribuir verba para cada área (por exemplo: decoração, alimentação, etc);
Ter um caixa para imprevistos;
Realizar um levantamento das arrecadações (se existir).
É possível organizar um evento com qualquer recurso, desde que ele seja bem utilizado!
#2: Redução de riscos
Além das questões financeiras, sempre há riscos e problemas que podem surgir, como:
Falta de energia ou água;
Baixa adesão;
Palestrantes/participantes indisponíveis;
E muito mais.
Todas estas questões estarão presentes no projeto do evento, e a partir da minimização destes riscos, tudo sairá dentro do planejado.
#3: Aproveitamento do espaço
Qual é o local escolhido? Qual seu tamanho? Como é o layout do local? Todos estes pontos precisam constar no projeto.
Mesmo em espaços pequenos é possível fazer milagres, desde que se tenha tudo planejado e contabilizado.
Além disso, quando se tem uma equipe capacitada para a realização do evento, todos os cantos serão aproveitados, auxiliando a chegar ao resultado idealizado.
#4: Marketing eficiente
O projeto de um evento também inclui o marketing bem feito. Primeiramente, é preciso levantar qual o público que se deseja atingir, número máximo de participantes, e outros detalhes.
A partir do orçamento disponibilizado para a publicidade, serão determinadas as estratégias e veículos de marketing – por exemplo, aqueles que contam com menos recursos, poderão utilizar as redes sociais e o tráfego orgânico.
Quando se tem baixa adesão do público, é necessário ampliar os investimentos em marketing. Caso contrário, é possível economizar neste ponto e injetar mais dinheiro em outras áreas.
Tudo isso só acontecerá de modo satisfatório se houver planejamento e um projeto bem feito.
#5: Decoração surpreendente
Independentemente do tipo de evento que se deseja realizar, a decoração é um ponto fundamental, e que merece investimento.
Equipes treinadas para tal saberão como utilizar o espaço com luzes, objetos, cenografia e outros itens indispensáveis quando se deseja obter um bom resultado estético.
#6: Garantia de qualidade
Seja um evento pago ou gratuito, não há dúvidas que você e sua equipe desejem surpreender todos os participantes e convidados.
Quando tudo é feito “de qualquer jeito”, sem organização e planejamento, a chance de insatisfação é alta, e isso traz uma série de prejuízos:
Alta chance de desistência;
Impossibilidade de alcançar os resultados esperados;
Má reputação ao seu nome e/ou da empresa;
Baixa adesão nos próximos eventos;
E muito mais.
Obviamente, você não deseja isso, certo? Portanto, o projeto deverá ser um importante aliado para garantir a excelência.
#7: Contratação de pessoal
Outro ponto muito importante do projeto é que ele possibilita a contratação de pessoas na quantidade ideal. Isso envolve:
Serviços de recepção;
Garantia de que as cerimônias ocorrerão do modo desejado;
Logística e transporte;
Trabalho de cozinha e garçons;
Limpeza;
Assistentes;
E muito mais!
A contratação de pessoas a mais pode extrapolar o orçamento, enquanto que ter menos que o necessário irá prejudicar a qualidade e o andamento. Para encontrar o ponto ideal e o número certo de colaboradores, o projeto também é um aliado.
Se você e sua equipe estão enfrentando dificuldades na organização, contrate empresas que entendem do assunto, e que possuem trabalhadores especialistas em atender a sua demanda!