A palavra outsourcing vem do inglês e significa terceirização. Mas esse não é qualquer tipo de terceirização. O outsourcing é um tipo de terceirização no qual a empresa prestadora do serviço é especializada no assunto, atuando de forma estratégica e direcionada no negócio.
Dito isso, o outsourcing de impressão é a contratação de serviços especializados em impressão, tendo como maior objetivo o controle e a redução de custos com impressão.
Nesse procedimento podem ser alugadas impressoras, multifuncionais, scanners e diversos outros equipamentos ligados à impressão.
Talvez você esteja pensando que não existe nada de especial no aluguel de impressoras além da redução de custos e que isso pode ser facilmente resolvido alugando algumas impressoras.
Mas o outsourcing vai muito além da redução de custos.
Vamos te apresentar agora alguns dos objetivos de quem contrata este tipo de serviço e como ele é extremamente benéfico para sua empresa, independentemente do tamanho dela.
Como dissemos acima, o maior objetivo da locação é aumentar o controle e diminuir o preço das impressões da empresa, porém esse não é o único.
Por ser feito com uma empresa especializada, diversos outros objetivos que beneficiam imensamente a empresa e são relacionados à impressão e cópia de documentos podem ser alcançados.
São eles:
Como você pode ver, o outsourcing vai muito além de apenas impressão e cópia.
A diminuição de preço proposta por esse modelo de terceirização aposta na consultoria personalizada para adequar as necessidades da empresa ao valor que ela paga por cada impressão.
Agora que você já sabe o que é e como funciona a locação personalizada de impressoras e multifuncionais no modelo outsourcing, vamos te explicar as etapas do processo de contratação.
Confira como a sua empresa pode se beneficiar com o aluguel de multifuncionais:
De forma resumida e prática, ao contratar um serviço de outsourcing de impressão, sua empresa passa a se preocupar as atividades prioritárias, aumentando sua competitividade no mercado e sendo capaz até de escalar seus processos de forma mais rápida.
Como funciona o processo de contratação?
O serviço de outsourcing de impressão funciona como uma consultoria, e é prestado de forma personalizada.
O primeiro passo do processo de contratação é entender a real necessidade da empresa através de um levantamento do uso de impressão. Dessa forma, é possível fornecer um serviço de alta qualidade e diferente para cada cliente, ajustando variáveis como custo, desejo e necessidade dos usuários da empresa.
Para entender melhor do que o cliente precisa, são recolhidas diversas informações, tais como:
Ao realizar o levantamento das informações de uso e necessidade de cada setor da empresa é possível verificar quais são os custos atuais e de quais formas o serviço pode ser melhorado: no custo, no gerenciamento, na melhoria dos produtos, etc.
A próxima etapa é a validação final de quais serviços serão prestados de acordo com as informações dadas na etapa de levantamento e por quanto tempo o serviço será prestado.
Assim, chega a hora de realizar o contrato e definir atribuições e direitos de cada parte, bem como o processo de implantação das impressoras locadas, para que o serviço seja prestado conforme definido, evitando futuros problemas.
Tudo deve ocorrer de acordo com o planejado e definido nas fases iniciais, e ambas as partes devem garantir isso.
Por fim, chega a hora de treinar a equipe de funcionários e pôr a mão na massa!
Conforme mostramos ao longo deste artigo, o outsourcing de impressão é uma forma extremamente eficiente, personalizada e que entrega mais do que um simples aluguel de impressoras.
Respondendo à pergunta do tópico, sim, vale a pena contratar este tipo de serviço se a sua empresa quer melhorar seus processos internos, diminuir custos e chegar mais longe.
Por ser um serviço personalizado, a empresa terá em suas mãos não só impressoras e multifuncionais novas, mas uma consultoria de reorganização e gestão interna, facilitando o direcionamento de seus esforços para onde eles devem ser empregados.
Sua equipe de TI não deve estar focada em resolver problemas da impressora, e nem os chefes de departamento vigiando se o que está sendo impresso é do interesse e necessidade da empresa.
Por isso o serviço de outsourcing é mais do que um aluguel de impressoras e deve ser encarado como um investimento no futuro da sua empresa.
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