Como reduzir os custos do seu evento

Planejar e organizar um evento é sempre desafiador. São vários detalhes que precisam ser pensados, analisados e decididos. Mas existe algo que se deve ter sempre em mente na hora de definir qualquer item relacionado ao evento: o orçamento. É ele que vai determinar muitas das escolhas a serem feitas.
O principal desafio – e missão – do organizador do evento é cuidar ao máximo dos custos sem prejudicar a qualidade do evento. As dicas que separei aqui cumprem bem esses dois papéis. São elas:
Número de participantes
Saber exatamente quantas pessoas irão participar do evento é fundamental. Por isso, crie um esquema de confirmação de participação para que você saiba quantos convidados estarão presentes. Mesmo que haja uma margem para mais ou para menos, é essencial que você tenha noção da média de participantes. Dessa forma, você poderá colocar na ponta do lápis quanto cada participante irá custar, e isso será fundamental na hora de buscar alternativas para reduzir esse valor ao máximo.

Local
A escolha do local é muito importante para otimizar custos. É preciso levar em conta a infraestrutura do lugar escolhido para receber seu evento. Se já tiver ar-condicionado, por exemplo, você não precisará gastar a mais com climatização. Se for muito longe, precisará arcar com os custos do transporte – de participantes, palestrantes e de fornecedores. Preste atenção também na ambientação/decoração. Se puder aproveitar o visual do ambiente sem acrescentar muitos detalhes poderá economizar nesse ponto.
Refeição
O tipo de refeição que será servida no evento tem um impacto muito grande no orçamento. Para escolher o que servir leve em consideração a quantidade de pessoas, o espaço disponível e o horário do evento. Faça as contas para ver o que sai mais em conta: buffet, à la carte, coquetel, finger food.
Avalie também o tipo de público. Muitas vezes as pessoas aproveitam o evento para conversar e fazer contatos. Nesse caso, o finger food ou coquetel serão bem mais produtivos para o networking e mais apreciados do que se tiverem que sentar à mesa ou pegar fila para jantar.
Fornecedores
A escolha dos fornecedores é crucial para a otimização dos valores do evento. Procure fazer parcerias com algumas empresas em troca de divulgação no evento, por exemplo. Você pode disponibilizar espaço para a divulgação da empresa do Buffet em troca do desconto parcial ou total no fornecimento da alimentação dos convidados.
Além disso, verifique as opções de fornecedores locais para saber se não vale a pena economizar com o transporte de empresas que estão distantes do local do evento.
Outra questão importante é negociar prazos de pagamentos com os fornecedores, para que você não precise pagar todos de uma vez. Isso vai aliviar a distribuição do seu orçamento.
Data
A definição da data também pode impactar nos custos do evento. Se escolher as datas mais procuradas para eventos (finais de semana, por exemplo), os valores dos fornecedores podem ser mais altos devido à alta demanda. Por isso, se possível, escolha datas menos concorridas para economizar.
A ajuda de um especialista em Planejamento e Gestão de Eventos faz a diferença nessa etapa, pois ele conhece o calendário de eventos como a palma da mão.
Divulgação
A divulgação do evento também ocupa uma importante parcela do orçamento. Para economizar nesse sentido há algumas alternativas.
Uma delas é buscar parcerias com empresas que possam divulgar seu evento em troca de uma participação nele. Por exemplo: um jornal pode ter sua logo utilizada nos materiais de divulgação em troca de espaço de mídia.
Outra maneira de economizar na divulgação é usar alternativas como mídias sociais. Elas são muito mais baratas que a mídia convencional e, dependendo do público, podem ser ainda mais efetivas.