Checklist do Planejador de Eventos

Checklist do Planejador de Eventos

12 a 6 meses de antecedência
Defina o budget Escolha um tema Visite possíveis locações para seu evento e solicite orçamentos Pesquise e/ou selecione palestrantes Obtenha recomendações para entretenimento no seu evento Obtenha recomendações para decoração e design Defina o valor da taxa de inscrição Levante uma lista de patrocinadores e parceiros Pesquise e faça contato com personalidades que gostaria que participassem do seu evento Faça um mailing de convidados Escolha datas para que não haja conflitos potenciais Visite o local do evento Convide e confirme as personalidades e VIPs Crie um logo para o evento Elabore o design do convite Faça a agenda das ações de marketing (online e off-line) Desenvolva um release com a assessoria de imprensa Selecione um fotógrafo e a produção de vídeo Reúna informações para construir a biografia das celebridades, palestrantes, mediadores e VIPs presentes no seu evento Investigue a necessidade de permissões especiais, licenças, seguros, etc…

6 a 3 meses de antecedência
Comece as reuniões de briefing. Reúna os logos de parceiros e patrocinadores Reveja as artes gráficas, convites, banners, etc. Desenvolva um site e/ou páginas em redes sociais. Complete o mailing dos convidados Escolha o menu de alimentos e bebidas

2 meses de antecedência
Convide a mídia de acordo com sua preferência. Envie os convites Distribua peças de marketing e divulgação Conclua transporte e hospedagens para VIPs, organizadores e produtores do evento Divulgue o release do evento Atualize informações online Reveja o budget, lista de tarefas e cronograma

1 mês de antecedência
Confirmar presenças dos convidados. Confirmar a equipe de credenciamento, recepção entre outras Prepare mapas de acesso, rotas e localizações para os convidados Reveja o cronograma do evento Confirme as reservas nos hotéis Contrate seguranças para o evento Prepare os brindes Confirme horários de montagem e desmontagem do evento Finalize os planos com os decoradores e cenógrafos
1 semana de antecedência
Faça um Check up com todas as equipes envolvidas no evento Verifique o número de confirmados Confirme a presença da mídia

1 dia antes do evento.
Separe todas as roupas que você irá precisar usar nos dias do evento Cheque novamente todo equipamento necessário que será levado ao evento.

Dia do evento
Chegue cedo Cheque se não há equipamento faltando.
Tenha certeza de que todos os VIPs têm seus devidos lugares arrumados e seus discursos em mãos. Cheque os últimos detalhes com a equipe de alimentos e bebidas e equipamentos de som e luz. Cheque para que todas as tarefas estejam em ordem Organize a área de credenciamento Faça um ensaio final.