5 dicas para ter sucesso ao produzir uma cerimônia de premiação

Uma cerimônia de premiação pode não apenas ser um momento de confraternização entre funcionários de uma empresa ou pessoas que atuam na mesma área, mas também uma oportunidade para estimular a continuidade do trabalho com dedicação, a fim de atingir as metas desejadas.
Levando em conta os desafios de garantir que tudo ocorra conforme o planejado, separamos 5 dicas para ter sucesso ao produzir uma cerimônia de premiação. Tais dicas devem ser colocadas em prática por todos que querem ter êxito na organização de premiações, independente do campo de atuação dos envolvidos.

1. Tenha cuidados ao administrar seu orçamento
   O melhor caminho a seguir na hora de administrar o orçamento disponível para o evento é ser realista e ter bastante cuidado para não precisar gastar com coisas indesejadas. Uma das principais precauções é planejar os gastos com uma margem de erro razoável, de modo que as despesas não saiam mais caras do que o esperado. Utilize nossa planilha de planejamento financeiro e tenha o controle de todos os gastos e receitas que serão necessários para produzir o seu evento.
   Ao reservar um local luxuoso, contratar um serviço de alimentação requintado ou gastar com outras coisas que você quer no evento, não deixe o deslumbramento sair do controle, pois é necessário fazer escolhas baseadas nas suas condições financeiras. Além disso, você deve estar disposto a sacrificar determinadas opções que não estão ao seu alcance.
   Também é recomendável pesquisar antes de fechar negócio com qualquer fornecedor. Verifique se os preços estão de acordo com o que costuma ser cobrado no mercado e deixe claro quais são as suas limitações orçamentárias, a fim de aproveitar as melhores ofertas conforme a sua situação.
2. Planeje o design do evento
   Qualquer tipo de evento requer um design específico, incluindo o posicionamento das mesas dos convidados, a disposição das telas para transmitir a cerimônia, entre outros detalhes. No caso de uma premiação, tais fatores devem ser planejados com base na movimentação de pessoas durante a celebração.
   Outro elemento que não pode faltar na elaboração do design é o logotipo da sua empresa, bem como frases e imagens associadas ao empreendimento. Lembre que é importante que os convidados saiam do evento sem dúvida alguma de que você foi o responsável pela organização do mesmo.
3. Organize o cronograma da premiação
   Para evitar que a cerimônia seja uma bagunça, organize um cronograma da premiação, calculando o tempo que cada pessoa chamada ao palco terá para se expressar. Além disso, é indispensável considerar o tempo de introdução e apresentação dos premiados, assim como o tempo destinado a deixas musicais, por exemplo.
   Após definir esse cronograma, envie-o a todos os participantes do evento que poderão ser premiados. Assim, eles terão como se preparar para fazer discursos no tempo estipulado e não atrapalharão o andamento da cerimônia. Caso alguém não cumpra o combinado, sua equipe precisa estar a postos para tomar as medidas necessárias, a fim de garantir a fluidez da premiação.
4. Prepare uma atmosfera agradável e apropriada
   A utilização de luzes e música ajuda a proporcionar uma atmosfera agradável para os frequentadores dos eventos, os quais podem ficar tão confortáveis que seus comentários em sites diversos já começarão positivos. A decoração do local também é essencial para que você conquiste os convidados antes mesmo do início da premiação.
   Caso a cerimônia seja temática, os itens responsáveis pela composição da atmosfera devem estar de acordo com o tema em questão. A seleção de cores também precisa ser adequada. Por exemplo: uma premiação de profissionais que se destacaram devido a medidas sustentáveis pode ser feita em tons de branco e verde. Lembre que você deve aliar criatividade com coerência ao organizar o aspecto visual de um evento.
5. Invista na captação de imagens e em uma divulgação eficaz
   Por menor que seja o evento produzido por você, a captação de imagens deve ser programada com antecedência e uma equipe qualificada precisa estar encarregada de filmar cada etapa da premiação. Assim, sua empresa terá o registro desses momentos, que poderão ser publicados no site oficial, no blog ou em páginas da companhia em mídias sociais.
   Outra forma de divulgar o evento é fazer a transmissão em tempo real da cerimônia, de forma que pessoas que não possam comparecer tenham condições de visualizar os premiados enquanto a cerimônia se desenrola. Além disso, estimule os convidados a comentar e compartilhar vídeos do evento, para gerar uma visibilidade muito maior no meio virtual.
   Também é interessante filmar momentos dos bastidores da cerimônia, afinal, as pessoas costumam se interessar em coisas que não são mostradas com destaque. É o caso de reações dos convidados e momentos de descontração entre eles, por exemplo.
   Claro que as 5 dicas para ter sucesso ao produzir uma cerimônia de premiação não são as únicas sugestões para garantir o êxito desse tipo de evento, no entanto, basta colocar as nossas recomendações em prática para que seus resultados sejam bem mais eficientes, podendo até resultar em um buzz positivo para o seu negócio na internet.
   Quem também se beneficia são os participantes do evento, tanto os vencedores dos prêmios quanto os indicados às diversas categorias. Mais do que o prestígio de participar de um evento desse nível, os convidados podem ter seus currículos valorizados, visto que muitas premiações são bastante renomadas e geram grandes oportunidades no mercado de trabalho.