O que é um evento híbrido?

Muito vem sendo falado sobre o aumento de eventos híbridos nos próximos anos, principalmente após vermos o potencial dos eventos online. Mas antes de pensarmos em estratégias e afins: o que é um evento híbrido, afinal? Quais são as suas vantagens e por que devo ficar de olho nesse formato?

Confira algumas respostas para estas perguntas:

O que é um evento híbrido?

Por definição, eventos híbridos são eventos que reúnem  características tanto de eventos presenciais quanto virtuais. Seja um evento presencial com transmissão ao vivo e que pode ser acompanhado por participantes online, seja um evento que proporciona um meio de interação em comum entre os dois tipos de participantes, como um aplicativo, por exemplo.

Nos últimos três anos, eventos híbridos vêm ganhando destaque, mas com um modelo bem definido: um evento presencial com transmissão virtual ao vivo. Mas será que a experiência do participante virtual, era parecida com a do participante presencial?

Essa discussão veio à tona com o aumento de eventos online e amadurecimento do mercado ao trazer diferentes possibilidades de interação e engajamento para o público online.

Porém, ao olhar para o nível de qualidade de um evento presencial, vejo que ainda temos muito caminho pela frente e precisamos entender que adaptar a sua versão presencial para o online não é suficiente, porque os públicos são diferentes. O formato deve ser repensado, assim como as suas dinâmicas.

Quais os tipos de eventos híbridos?

Apesar da definição em comum destes eventos representarem a junção dos modelos presencial e virtual, nem todos são organizados da mesma maneira. Existem três tipos de eventos híbridos:

1. Conexão com participantes remotos

Este primeiro tipo de evento híbrido é o que realiza a conexão com participantes remotos. Além deles, outras pessoas estão no local e o acompanham presencialmente. Neste formato, todos possuem as mesmas possibilidades de interação.

Ou seja, os participantes virtuais podem enviar vídeos, áudios e mensagens através da plataforma de transmissão ao vivo. Além disso, todos os conteúdos deste evento estarão disponíveis para eles – sejam resultados das interações, estudos até o networking. E isso sem contar o acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

2. Conexão com palestrante remoto

Também existe a possibilidade de utilizar o modelo híbrido para conectar palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais. Pode ser somente um ou até mais speakers, que utilizarão um software de videoconferência para isso. Como a qualidade da imagem e do áudio são importantes, todos precisam ter uma boa conexão de internet.

3. Multi Hub Meeting

Por se tratar o tipo de maior complexidade na organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado. Aqui, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para utilizar este modelo, é necessário ter uma infraestrutura robusta e ter cuidado maior com a logística – afinal, trata-se de uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus de interação diferentes.

Por que organizar um evento híbrido?

Para um evento tipicamente presencial, a estratégia de atração gira em torno de fazer com que os participantes viajem e participem do evento. Um formato já consolidado que trazia grandes resultados e que, por isso, não precisava de grandes mudanças.

Com a pandemia, este cenário mudou. As empresas foram obrigadas a postergar o seu evento presencial para um futuro indefinido ou pivotar para o formato online. E quem conseguiu entender e se adaptar às diferenças entre o formato presencial e online se impressionou com o resultado. 

Essa mudança de mentalidade trouxe uma nova concepção dos eventos online como uma entrega em conjunto de seu evento presencial.

Tanto para a empresa organizadora e patrocinadores quanto para os participantes, os eventos híbridos tornam-se vantajosos por diversos pontos:

Alcance muito maior

Quando não existe  limite físico sobre o evento, as possibilidades de divulgação se multiplicam! Você poderá atender quem antes não conseguiria participar do seu evento físico, trazendo um novo público que estava fora do seu alcance, além da  possibilidade de trazer nomes de palestrantes que poderão participar do seu evento online de qualquer lugar do país (e porque não do mundo?)!

Mais e melhores oportunidades para patrocinadores

Um dos motivos que torna uma experiência híbrida melhor para os patrocinadores tem a ver com o ponto anterior. Um número maior de participantes significa um número maior de leads e oportunidades para patrocinadores.

Mas não só isso importa, de acordo com a pesquisa realizada pela AIM Group International, 80% dos patrocinadores corporativos têm interesse em investir em eventos virtuais, mas precisam de interação.

Por isso, é muito importante pensar em formas de conectar o seu participante com o patrocinador, com stands virtuais e possibilidade de reuniões 1:1 entre eles, por exemplo.

Aumento na geração de conteúdo

Agora que você não tem a trava física, você poderá criar conteúdo para os participantes em qualquer época do ano. A vantagem desta opção é manter uma conexão constante e duradoura durante o ano inteiro com os seus participantes, criando uma comunidade e podendo aumentar o nível de engajamento da versão presencial do seu evento.

Além da possibilidade de determinar e adaptar o conteúdo das próximas campanhas de marketing com base no nível de engajamento do seu público nos conteúdos anteriores.

Agora que você já entendeu melhor o que é um evento híbrido e quais são alguns dos benefícios deste formato de evento, pense na sua realidade. Seja criativo, procure por referências e organize junto à sua equipe qual o melhor formato de evento para vocês, para os seus patrocinadores e principalmente para os seus participantes.