10 dicas para escolher o local do seu evento

1. Qual é a dimensão do seu público?
O primeiro ponto antes de escolher o local é definir qual será o porte do seu evento: pequeno, médio ou grande. Quantas pessoas são esperadas? Há chances de crescimento de público na hora do evento (venda de convites na portaria)? Você estará pronto para dizer “não” quando se esgotarem os ingressos?
Se faça todas estas perguntas e então avalie se precisará de um local com possibilidade de ampliação ou pequeno. Uma das queixas mais comuns que escutamos por aí é: “Nossa, que lugar cheio!”.

2. Segurança
Em todos os sentidos. Primeiro investigue se o bairro possui uma estatística alta de número de assaltos ou roubos de veículos. Preze pela segurança dos seus convidados, mesmo do lado de fora do evento. Leve em consideração também (muito importante) as saídas de emergências disponíveis e se elas realmente funcionam (se são grandes, bem identificadas e de fácil acesso). A segurança do local também é composta pela equipe que ficará responsável pelo público durante o evento, então não deixe de conferir nossas dicas de como fazer a segurança do seu evento.
Verifique também se o local vai te oferecer uma equipe de segurança suficiente para a capacidade de público. Caso contrário, opte por outro local ou por uma empresa terceirizada de segurança. Ficar sem, nem pensar!

3.Acessibilidade
Os seus convidados terão muita dificuldade para chegar ao local, seja de taxi, ônibus ou carro? Existem estacionamentos? Há linhas de ônibus disponíveis ou pontos de táxi próximos? Uma boa dica é fazer um mapa de acesso ao local com informações úteis sobre meios de transporte e divulgar nos flyers, newsletters e convites do evento.
Lembre-se também que como medida de segurança, público e equipamentos não se misturam. Avalie se o local possui espaço exclusivo para carga e descarga próximo ao palco e se a montagem não vai interferir na circulação dos convidados. Cheque ainda o grau de acessibilidade dos portadores de deficiência física ao local, que se dá por meio de elevadores e rampas.

4. Alvará de funcionamento
Imagina ter que encerrar o seu evento logo no início porque se esqueceu de olhar se o local tinha alvará de funcionamento? Não cometa esta falta grave! Verifique por meio do site, ligue para a prefeitura, converse com os vizinhos e solicite presencialmente ao dono do espaço a autorização para produção de shows, festas ou outros eventos no local. Não se engane. Estar com a “papelada” em dia com a prefeitura da cidade é necessário para a produção de qualquer tipo de evento. Leia mais sobre o assunto em um artigo que mostra passo a passo como conseguir seu alvará.

5. Condições sanitárias e alimentação
São dois elementos fundamentais para o público. Ninguém consegue se divertir em um evento se estiver com fome e com vontade de ir ao banheiro. Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se o número atende confortavelmente o seu público, e ainda se é oferecido serviços de limpeza. Caso o local não preencha estes requisitos, você pode optar por alugar banheiros químicos e contratar um serviço externo de limpeza.
Verifique também as condições da cozinha (tem utensílios, gás, agua potável?), principalmente se for usá-la para manipular os alimentos que serão oferecidos durante a festa. Já se o seu evento não for contar com serviços de alimentação, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos ao local.

6. Lugar aberto ou fechado?
Evidentemente você vai olhar a previsão do tempo para saber se precisará de um local fechado ou ao ar livre. Porém, a nossa dica é para você nunca escolher um lugar exclusivamente aberto, ou exclusivamente fechado. Você pode enfrentar surpresas como chuva e calor, além de ter que se preocupar com outras questões como área para fumantes, barulho, fumaça, etc. Um fator que deve ser observado no momento da escolha de um local aberto ou fechado é a previsão para o dia do evento, confira é essa e outras dicas sobre como escolher a data ideal para seu evento.

7. Acústica
Mesmo contratando uma boa empresa de som, você precisa verificar se o ambiente possui uma boa sonorização. Além disso, se o local for fechado e houver banda no seu evento, verifique a necessidade de um isolamento acústico no local. Outros pontos a serem considerados: facilidade para passagem de cabos de som e entrada de equipamentos, sistema de sonorização e banheiros para as equipes de montagem e banda.

8. Camarim e espaço de produção
Se você vai precisar montar estes dois espaços no seu evento, deverá avaliar de antemão se o local irá permitir. Para a montagem de um camarim você precisará de uma sala mais reservada, bem ventilada ou com um bom ar condicionado (conforto térmico), boa iluminação, banheiro privativo em excelentes condições de higiene, espelhos, mesas e cadeiras.
Já para a sala de apoio (chamada de QG) os itens essenciais são: computador com internet banda larga, espaço amplo e armários com chaves, de preferência.

9. Palco
Esta dica é somente para aqueles que precisarão montar uma estrutura de palco, caso o evento conte com show ou outro tipo de apresentação. Você precisará apurar se o espaço que irá contratar atende às necessidades exigidas para a montagem: dimensões mínimas, altura, suportes para cenário, iluminação e sistema de som. Não se esqueça de conferir também a infraestrutura elétrica: quantidade de tomadas, voltagem (110v ou 220v), cabos, localização de interruptores, transformadores e equipamentos de segurança.

10. O que mais está incluso?
Ao visitar o local que irá contratar tenha um planejamento em mãos de tudo mais que irá precisar em termos de infraestrtutura: chapelaria, guarda volumes, cofres, cafeteria, restaurante, técnicos de iluminação, eletricistas, internet banda larga, entre outros. Anote e questione o que estará incluso no aluguel e o que você precisará contratar por fora.

Fica a dica: dependendo do tipo de fornecedor que você precisa, casas de festas e grandes espaços para eventos costumam fazer indicações. Vale a pena dar uma olhada!

Seja casa noturna, bar, shopping, teatro, ginásio, laje, igreja, galpão, auditório, clube, praça, parque, escola, salão do prédio, boteco ou centros culturais, o importante é investigar o local e principalmente, escolher aquele que seja a cara do seu público. Esta é a principal dica! Não adianta promover um evento de música erudita em uma casa noturna super badalada.

Local é público devem estar ligados e você também!